Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Stagency ist:

2. Was Stagency ist – und wer für welche Daten verantwortlich ist

Stagency ist eine Software für Künstleragenturen zur Verwaltung von Künstlern, Bookings, Verträgen und Rechnungen. Dabei sind zwei Rollen zu unterscheiden:

• Deine Account- und Vertragsdaten (Registrierung, Login, Abo, Support) verarbeiten wir als Verantwortlicher.
• Die Daten, die eine Agentur in Stagency einträgt – Künstler, Veranstalter, Bookings, Verträge, Rechnungen –, verarbeiten wir im Auftrag der jeweiligen Agentur als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist die Agentur. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage bereit.

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Account: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als Hash gespeichert), Sprache, Rolle in der Agentur, Zeitpunkte von Anmeldung und Login.
• Agentur: Name, Logo, Kontakt-E-Mail, Rechnungsanschrift, USt-IdNr., Bankverbindung für Rechnungen, Social-Media-Links, Mitarbeiter und deren Rollen, optional eigene SMTP-Zugangsdaten für den Mailversand.
• Künstler: Name, Genre, Biografie, Fotos, Kontaktdaten, Social-Links, Technical Rider, Bankverbindungen, ggf. ein eigener Künstler-Login.
• Veranstalter und Kunden: Firma, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail, Telefon.
• Bookings, Verträge, Rechnungen: Veranstaltung, Datum, Ort, Gagen, Status, Notizen, Vertragstexte, hochgeladene Dokumente, Rechnungsdaten.
• Elektronische Unterschriften: Beim Unterzeichnen eines Vertrags über einen Freigabelink speichern wir Unterschriftsbild, Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung der unterzeichnenden Person als Nachweis.
• Freigabelinks: Wird ein per Link geteilter Vertrag, eine Rechnung oder ein Produktionsplan geöffnet, protokollieren wir Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung des Abrufs, damit die Agentur den Zustellstatus sehen kann.
• Booking-Anfragen: Über das öffentliche Anfrage-Formular auf einem Künstlerprofil erfasste Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon) sowie die Anfrage-Details (Event, Venue, Gage, Nachricht) und die IP-Adresse des Absenders zur Missbrauchsabwehr (Rate-Limiting); die IP-Adresse wird nach 7 Tagen automatisch gelöscht.
• Zahlungsdaten: Abo-Plan, Zahlungsstatus und die Kundennummer bei unserem Zahlungsdienstleister. Kreditkarten- oder Kontodaten für das Abo werden ausschließlich beim Zahlungsdienstleister erfasst und erreichen Stagency nicht.
• Support: Inhalte und Anhänge von Support-Anfragen sowie die Konversation mit unserem Support.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser- bzw. Gerätetyp, aufgerufene Seite und Zeitpunkt in Server-Logs; bei Fehlern zusätzlich Fehlermeldung und Account-Kennung in einem Fehlerprotokoll; Änderungsprotokoll (Audit-Log) für sicherheitsrelevante Aktionen; Nutzung der öffentlichen Schnittstelle (API) mit Zeitpunkt und Endpunkt.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Software inklusive Login, Datenverwaltung, Freigabelinks, E-Mail-Versand und Abo-Abrechnung – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Sicherheit und Stabilität (Server-Logs, Fehlerprotokolle, Audit-Log, Missbrauchsabwehr) – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Dienst).
• Nachweis elektronischer Unterschriften und Zustellungen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Agentur an der Beweisbarkeit) bzw. im Auftrag der Agentur.
• Aufbewahrung von Rechnungsdaten – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
• KI-gestützte Funktionen ohne Zugriff auf Buchungsdaten (allgemeine Chat-Konversation mit dem Assistenten „Tom", Übersetzung von Künstler-Biografien, Vertragsvorlagen) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Funktionen werden nur ausgeführt, wenn du sie aktiv nutzt.
• KI-gestützte Auswertung deiner Booking-Daten (Datenabfragen im Tom-Chat, Dashboard-Tages-Briefing, Vertrags-Upload-Extraktion) – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Nur aktiv, wenn eine Owner/Admin-Person deiner Agentur unter Support → KI-Chat per Checkbox eingewilligt hat; die Einwilligung ist dort jederzeit widerrufbar.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen für den Betrieb von Stagency folgende Dienstleister ein. Mit allen Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung; bei Anbietern mit Sitz außerhalb der EU erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. – wo der Anbieter zertifiziert ist – des EU-US Data Privacy Framework.

• Supabase Pte. Ltd. (65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513) – Datenbank-Hosting, Authentifizierung und Dateispeicher. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Datenbank-Server befinden sich in der AWS-Region EU-West-1 (Irland) innerhalb der Europäischen Union. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement); für etwaige Datenübermittlungen in Drittländer (z. B. für Support oder Wartung aus Singapur) kommen EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) zum Einsatz. Weitere Informationen: supabase.com/legal/customer-resources/data-processing-addendum
• Vercel Inc. (USA) – Hosting und Auslieferung der Web-Anwendung sowie Ausführung der Server-Funktionen; verarbeitet dabei IP-Adresse und Request-Daten.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) – Abwicklung der Abo-Zahlungen und Rechnungsstellung für das Stagency-Abo. Für die Zahlungsdaten gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe.
• Google Ireland Limited (Irland) – Google Maps Platform zur Adress-Vervollständigung bei der Eingabe von Veranstaltungsorten. Dabei wird der eingegebene Suchtext an Google übertragen.
• Anthropic PBC (USA; für Nutzer aus der EU ggf. Anthropic Ireland, Limited) – Sprachmodell für den KI-Assistenten „Tom" von Stagency. Funktionsumfang:
  • Dashboard-Briefing: automatische Zusammenfassung deiner heutigen Bookings und offenen/überfälligen Aufgaben.
  • Chat-Abfragen in natürlicher Sprache (z. B. „welche Bookings stehen diese Woche an", „was ist überfällig") – der Assistent ruft dafür deine Booking- und Aufgabendaten ab und antwortet darauf.
  • Vertragsextraktion: beim Hochladen eines bestehenden Vertrags extrahiert der Assistent Parteien, Laufzeiten, Gagen und Klauseln als bearbeitbare Vertragsvorlage.

  Diese drei Funktionen sind ein optionales Komfort-Feature und verarbeiten Booking-, Aufgaben- und Vertragsdaten ausschließlich auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – Stagency lässt sich auch ohne diese Einwilligung vollumfänglich nutzen. Die allgemeine Chat-Konversation mit „Tom" sowie Übersetzung von Künstler-Biografien und Vertragsvorlagen laufen unabhängig davon (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, siehe Abschnitt 4). Übertragen werden nur die für die jeweilige Anfrage nötigen Inhalte (z. B. Booking-Übersicht, Vertragstext oder Biografie-Text). Für Datenübermittlungen in die USA kommen EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) zum Einsatz; laut den Commercial Terms von Anthropic werden die Inhalte nicht zum Training von Modellen verwendet und bei Anthropic selbst nur bis zu 30 Tage für Sicherheitszwecke vorgehalten.

  Die Einwilligung erteilst oder widerrufst du jederzeit unter Support → KI-Chat. Ein Widerruf stoppt sofort jede weitere Übermittlung an Anthropic und löscht unwiderruflich den gesamten bisherigen Tom-Chat-Verlauf der Agentur. Bereits gespeicherte Vertragsvorlagen sind davon nicht betroffen – sobald du eine extrahierte Vorlage speicherst, ist sie normaler Vertragsinhalt deiner Agentur, kein KI-Ergebnis mehr, und lässt sich unabhängig davon selbst löschen. Weitere Informationen: anthropic.com/legal/data-processing-addendum, privacy.claude.com, support.claude.com/en/articles/15425996-data-retention-practices-for-covered-models

  Ein zum Hochladen ausgewählter Vertrag wird nur zur Extraktion verarbeitet und von uns nicht gespeichert. Beabsichtigte Löschfrist für gespeicherte Vertragsdaten: sechs Jahre nach Ende der Buchung, entsprechend der Aufbewahrungspflicht für empfangene und abgesandte Handelsbriefe (§ 257 Abs. 1 Nr. 2/3 HGB, § 147 AO) – technisch noch nicht automatisiert, Daten werden aktuell nicht automatisch gelöscht.

• netcup GmbH (Deutschland) – Versand von System-E-Mails (Registrierung, Passwort-Zurücksetzen, Einladungen, Anmeldelinks).
• Eigener E-Mail-Anbieter der Agentur – hinterlegt eine Agentur eigene SMTP-Zugangsdaten, werden Mails an Veranstalter und Künstler über diesen Anbieter versendet; die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
• Apple Inc. / Google LLC – Vertrieb der nativen App über App Store und Google Play. Download- und Absturzstatistiken, die die Store-Betreiber selbst erheben, unterliegen deren Datenschutzbestimmungen.

Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt. Innerhalb von Stagency sehen Mitarbeiter einer Agentur nur die Daten ihrer eigenen Agentur; Künstler mit eigenem Login sehen nur ihre eigenen Daten.

6. Native App (iOS und Android)

Die Stagency-App zeigt dieselbe Anwendung wie die Website und nutzt dieselben Server. Zusätzlich gilt:

• Die Anmeldesitzung wird lokal auf dem Gerät gespeichert, damit du angemeldet bleibst. Beim Abmelden wird sie gelöscht.
• Die App verwendet keine Werbe- oder Tracking-SDKs und kein App-Tracking. Wenn du Push-Benachrichtigungen in der App aktivierst, speichern wir eine Gerätekennung und ein Push-Token für dein Konto. Apple bzw. Google verarbeitet dieses Token zur Zustellung. Auf dem Sperrbildschirm zeigen wir nur allgemeine Hinweise ohne vertrauliche Buchungsdetails. Du kannst Push in der App wieder deaktivieren.
• Links aus Stagency-E-Mails (z. B. Anmelde- oder Einladungslinks) können direkt in der App geöffnet werden. Dafür wird ausschließlich der Link selbst verarbeitet.
• Wenn du Fotos oder Dokumente hochlädst, greift die App nur auf die von dir ausgewählten Dateien zu.

7. Speicherdauer

• Account- und Agenturdaten speichern wir, solange der Account besteht. Löscht die Inhaberin oder der Inhaber eine Agentur, werden die Agenturdaten einschließlich der hochgeladenen Dateien unwiderruflich gelöscht. Löscht ein mit einer Agentur verknüpfter Künstler seinen persönlichen Zugang, bleiben die von der Agentur verwalteten Geschäfts- und Verlaufsdaten erhalten; die persönliche Anmeldung, Integrationen und persönlichen App-Daten werden entfernt.
• Rechnungsdaten, die wir für unser Abo ausstellen, bewahren wir zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten bis zu zehn Jahre bei unserem Zahlungsdienstleister auf.
• Server-Logs und Fehlerprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie es für Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist, und danach gelöscht oder anonymisiert.
• Einträge im Änderungsprotokoll (Audit-Log) über die Löschung eines Accounts bleiben ohne Personenbezug als Nachweis erhalten.

8. Account löschen

Du kannst deinen Account jederzeit selbst in der Web-Anwendung oder in der App löschen. Als Inhaberin oder Inhaber einer Agentur findest du die Funktion unter Einstellungen → Account → Gefahrenzone. Sie entfernt die Agentur mit allen Künstlern, Bookings, Verträgen, Rechnungen, Dateien und Mitarbeiterzugängen und kündigt ein laufendes Abo sofort. Zuvor kannst du die Agenturdaten unter Einstellungen → Account als CSV exportieren.

Als Künstler findest du die Funktion unter Mein Profil → Account löschen. Bei einem eigenständigen Künstler-Account werden das Profil und die persönlichen Dateien entfernt. Ist dein Künstlerprofil mit einer Agentur verknüpft, wird dein persönlicher Zugang einschließlich persönlicher Integrationen gelöscht und vom Künstlerprofil getrennt. Die von der Agentur verwalteten Geschäfts- und Verlaufsdaten – insbesondere Bookings, Verträge, Rechnungen und vereinbarte Werte – bleiben unverändert bei der Agentur erhalten. Die Löschung des persönlichen Zugangs kann nicht rückgängig gemacht werden.

9. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns das Recht auf:

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – ein CSV-Export ist direkt in der App verfügbar,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine E-Mail an info@hm-solution.app. Betrifft dein Anliegen Daten, die eine Agentur über dich in Stagency eingetragen hat (z. B. als Künstler oder Veranstalter), wende dich bitte zusätzlich an diese Agentur – sie ist dafür verantwortlich; wir unterstützen sie bei der Bearbeitung.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

10. Cookies und lokale Speicherung

Stagency verwendet keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Im Browser bzw. in der App werden ausschließlich technisch notwendige Einträge lokal gespeichert: die Anmeldesitzung, die gewählte Sprache sowie Anzeigeeinstellungen (z. B. Dashboard-Layout). Diese Einträge werden nicht an Dritte übertragen.

11. Sicherheit

Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Daten werden verschlüsselt gespeichert; Passwörter ausschließlich als Hash. Der Zugriff auf Daten ist auf Datenbankebene je Agentur getrennt, sodass ein Account nur die Daten seiner eigenen Agentur lesen und ändern kann. Hinterlegte Zugangsdaten für den E-Mail-Versand werden zusätzlich verschlüsselt abgelegt.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter stagency.app/privacy; das Datum des Stands ist oben angegeben.

13. Kontakt

Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter info@hm-solution.app oder postalisch an die oben genannte Anschrift.